دکتر وحید صفاری

تقریبا همه‌مان در طول هفته چندین جلسه آنلاین در Zoom، Google Meet یا Microsoft Teams داریم؛ اما نوشتن صورت‌جلسه و نوت‌های قابل استفاده معمولاً یا فراموش می‌شود، یا نصفه و ناقص انجام می‌شود. با یک ورک‌فلو هوش مصنوعی در n8n می‌توانید صدای جلسه را به متن تبدیل کنید، آن را با LLM خلاصه کنید و در نهایت، نوت‌ها و Action Itemها را به صورت خودکار در Notion، Google Docs یا Slack ذخیره و برای تیم ارسال کنید.

نتیجه، یک خلاصه‌ساز خودکار جلسات است که بعد از هر میتینگ، صورت‌جلسه تمیز و ساختارمند روی میز شماست؛ بدون این‌که کسی در طول جلسه مجبور باشد «منشی جلسه» شود.

این ورک‌فلو دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد؟

سناریوی «خلاصه‌ساز خودکار جلسات آنلاین با n8n و هوش مصنوعی» به صورت خلاصه این کارها را انجام می‌دهد:

• دریافت فایل صوتی یا لینک ضبط جلسه از Zoom / Meet / Teams یا هر پلتفرم دیگر،
• تبدیل صوت به متن (Transcript) با کمک سرویس Speech-to-Text مثل Whisper،
• ارسال متن به یک مدل زبانی (LLM) برای ساخت خلاصه، نکات کلیدی و Action Itemها،
• ساخت یک صفحه نوت جلسه در Notion، Google Docs یا ابزار دلخواه شما،
• و ارسال خلاصه و Action Itemها به Slack/ایمیل برای اعضای جلسه.

می‌توانید این جریان را برای جلسات داخلی، جلسات فروش، جلسات محصول و حتی کلاس‌های آنلاین استفاده کنید.

سناریوهای کاربردی خلاصه‌ساز جلسات

• تیم محصول: ثبت تصمیم‌ها، ایده‌ها و TODOهای هر جلسه Discovery یا Sprint Planning بدون نیاز به نوت‌برداری دستی.
• فروش و Customer Success: خلاصه جلسات دمو، نیازهای مشتری و کارهای پیگیری برای ارسال پروپوزال یا تنظیم قرارداد.
• استارتاپ‌های ریموت: ذخیره و مستندسازی تمام جلسات کل تیم در Notion به صورت قابل جست‌وجو.
• آموزش و کوچینگ: تبدیل کلاس‌ها یا جلسات مشاوره به نکات کلیدی و تمرین‌های بعد از جلسه.

جریان کلی این ورک‌فلو در n8n

از نظر فنی، این ورک‌فلو معمولا چند مرحله اصلی دارد:

• ۱. دریافت لینک یا فایل ضبط جلسه: شما می‌توانید:
  • از Webhook استفاده کنید تا بعد از پایان جلسه، لینک ضبط از Zoom/Meet به n8n ارسال شود،
  • یا پوشه‌ای در Google Drive / Dropbox را مانیتور کنید که فایل‌های صوتی ضبط در آن قرار می‌گیرند،
  • یا خودتان به صورت دستی لینک/فایل را به یک بات تلگرام وصل به n8n بفرستید.
• ۲. تبدیل صوت به متن (Transcript): فایل صوتی جلسه توسط یک سرویس Speech-to-Text مثل Whisper، Google Speech یا سرویس مشابه پردازش می‌شود و متن کامل جلسه (با تایم‌کد یا بدون تایم‌کد) برمی‌گردد.
• ۳. پاک‌سازی و کوتاه‌سازی متن: متن خام می‌تواند طولانی و پر از تکرار باشد؛ در n8n می‌توانید:
  • جملات خیلی کوتاه یا تکراری را حذف کنید،
  • بخش‌های نامربوط (مثلاً مقدمه‌های تکراری) را کنار بگذارید،
  • و در صورت طولانی بودن، متن را به چند بخش منطقی تقسیم کنید.
• ۴. خلاصه‌سازی با LLM: متن تمیز به یک مدل زبانی (مثلا OpenAI GPT-4o) ارسال می‌شود و Promptی به آن داده می‌شود که خروجی را در قالب:
  • Summary / خلاصه کلی جلسه،
  • Key Decisions / تصمیم‌های نهایی،
  • Action Items / کارهای بعدی با مسئول و Deadline،
  • Questions / مواردی که هنوز باز مانده‌اند
  تولید کند.
• ۵. ساخت صفحه نوت جلسه: با نود Notion، Google Docs یا ابزار دیگر یک صفحه جدید ساخته می‌شود که شامل:
  • عنوان جلسه (مثلاً «جلسه محصول – تاریخ …»)،
  • حاضرین (Participants)،
  • خلاصه، تصمیم‌ها و Action Itemها،
  • لینک به ضبط اصلی جلسه.
• ۶. ارسال خلاصه برای تیم: با نود Slack/Telegram/Email، خلاصه کوتاه و لینک نوت کامل برای اعضای تیم ارسال می‌شود تا همه در جریان خروجی جلسه باشند.

پیش‌نیازهای راه‌اندازی این سناریو

• ابزار جلسات آنلاین: Zoom، Google Meet، Teams یا هر سیستم دیگری که امکان ضبط جلسه را بدهد.
• فضای ذخیره‌سازی: مثلاً Google Drive، Dropbox یا S3 برای نگه‌داشتن فایل‌های صوتی/ویدیویی ضبط شده.
• سرویس Speech-to-Text: مثل Whisper API، Google Speech یا سرویس مشابه.
• OpenAI API Key یا مدل LLM مشابه: برای ساخت خلاصه و Action Itemها.
• محل ذخیره نوت‌ها: مثل Notion، Google Docs، ClickUp Docs یا هر چیزی که n8n به آن وصل شود.
• n8n در حال اجرا: روی سرور شخصی، VPS، Docker یا n8n Cloud.

مراحل کلی پیاده‌سازی در n8n

1. یک منبع ورودی برای فایل یا لینک ضبط جلسه تعیین کنید (Webhook، پوشه Drive، بات تلگرام و…).
2. فایل صوتی جلسه را با نود HTTP Request یا نود اختصاصی به سرویس Speech-to-Text بفرستید و Transcript را دریافت کنید.
3. با نودهای Set/Function متن را پاک‌سازی و در صورت نیاز به چند بخش تقسیم کنید.
4. نود OpenAI را اضافه کنید و Prompt خلاصه‌سازی را طوری طراحی کنید که خروجی ساختارمند (مثلاً Markdown یا JSON) تولید کند.
5. خروجی را پارس کنید و متن نهایی نوت جلسه را بسازید (شامل تیترها، تصمیم‌ها و Action Itemها).
6. با نود Notion / Google Docs یک صفحه جدید بسازید و نوت جلسه را در آن ذخیره کنید.
7. با نود Slack/Telegram/Email خلاصه کوتاه + لینک نوت جلسه را برای اعضای تیم ارسال کنید.
8. ورک‌فلو را روی چند جلسه تستی امتحان کنید، Prompt و قالب خروجی را مطابق نیاز تیم تنظیم کنید و در نهایت آن را فعال کنید.

چطور این ورک‌فلو را حرفه‌ای‌تر کنیم؟

• شناسایی زبان: اگر جلسات شما دو زبانه است، از مدل بخواهید زبان را تشخیص دهد و خلاصه را به زبان هدف (مثلاً فقط فارسی) تولید کند.
• پیوند با تسک منیجر: Action Itemها را مستقیماً به عنوان تسک در Jira، Asana، ClickUp یا Trello ایجاد کنید.
• Tag کردن جلسات: جلسات را بر اساس نوع (محصول، فروش، مارکتینگ) یا پروژه در Notion برچسب‌گذاری کنید.
• خلاصه کوتاه مدیریتی: علاوه بر نوت کامل، یک خلاصه ۳–۵ خطی مخصوص مدیران بسازید.
• آرشیو جست‌وجوپذیر: با ذخیره نوت‌ها در یک دیتابیس، بعداً روی تمام جلسات Search و فیلتر کوچک بسازید.

نکات مهم و خطاهای رایج

• کیفیت Transcript به کیفیت صدای ضبط‌شده بستگی دارد؛ تا حد امکان از میکروفون خوب و محیط کم‌نویز استفاده کنید.
• اگر جلسه بسیار طولانی است، حتماً متن را تکه‌تکه کنید تا به محدودیت توکن مدل نخورید و کیفیت خلاصه افت نکند.
• برای جلسات حساس (مالی، حقوقی، استراتژیک)، بهتر است حتماً یک نفر خلاصه نهایی را بازبینی کند.
• اگر خروجی LLM خیلی کلی است، Prompt را با مثال، ساختار مشخص (تیترها، بولت‌پوینت‌ها) و محدودیت طول دقیق‌تر کنید.

جمع‌بندی

ورک‌فلو خلاصه‌ساز خودکار جلسات آنلاین با n8n و هوش مصنوعی کمک می‌کند جلسه‌ها از یک «رویداد زنده و گذرا» به یک دارایی مکتوب و قابل جست‌وجو تبدیل شوند. تمام تصمیم‌ها، نکات مهم و کارهای بعدی به صورت ساختارمند در ابزار مستندسازی شما ذخیره می‌شود.

اگر می‌خواهید خروجی جلسات‌تان را حداکثر کنید و وقت تیم را از نوت‌برداری دستی نجات دهید، این سناریو یکی از کاربردی‌ترین استفاده‌ها از n8n، Speech-to-Text و LLM در زندگی روزمره تیمی است.